Zu Beginn ist es wichtig, die Ressourcen zu bestimmen, die Sie der Implementierung von OpenAsset widmen können. Sie brauchen einen Verantwortlichen/Champion, der die Implementierung vorantreibt und für die Umsetzung Ihrer Vision und Ziele nach der anfänglichen Einrichtung verantwortlich ist.

Kunden mit einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz setzen ein kleines Team ein, das an den ersten Phasen der OA-Implementierung arbeitet.

Die Festlegung von Fristen und Zielen für die Fertigstellung der verschiedenen Implementierungsphasen ist ein entscheidender Schritt.

Seien Sie realistisch in Bezug auf die verfügbare Zeit und Ressourcen.

Was ist Ihr Ziel für die Kennzeichnung von Projekten?

Welches Ziel verfolgen Sie für die Einführung bei Ihren Hauptanwendern?

Was ist Ihr Ziel für die unternehmensweite Einführung?

Die Festlegung eines Zeitrahmens und die Einhaltung der gewünschten Fristen ist ein guter Weg, um die Dynamik des Projekts aufrechtzuerhalten, und wird letztendlich die schnelle Implementierung vorantreiben.

Das anfängliche Hochladen von Inhalten ist der schwierigste Teil des Implementierungsprozesses!

Die Inanspruchnahme eines Data Migration Service kann sehr hilfreich sein und den Zeitrahmen der Implementierung deutlich verkürzen. Datenmigrationen bedürfen einer genauen Planung, aber sie können auch eine großartige Möglichkeit sein, den Großteil Ihrer Inhalte zügig hochzuladen (und auch einige Keywords zuzuweisen).

Wenn Sie sich dafür entscheiden, alle Inhalte manuell hochzuladen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie ausreichens Zeit einplanen, damit Ihre Mitarbeitenden die Dateien hochladen können.

Denken Sie daran, dass Keywords Ihnen helfen sollen, eine überschaubare Auswahl an Dateien zu finden, mit denen Sie arbeiten können.

Das Ziel ist nicht, eine bestimmte Datei im System zu finden.

Vermeiden Sie aufwändige Strukturen für Datei-Keywords, die aufgrund Ihrer Ressourcen nicht verwaltbar sind. Zu wenig genutzte Keywords in Ihrem System können sich dagegen negativ auf die Gesamtqualität der Suche auswirken.

Die projektorientierte Suche von OpenAsset erfordert den minimalen Einsatz von Keywords, um Ihre Dateien zu finden.

Für nicht projektbezogene Metadaten sollten Sie bei der Erstellung Ihrer Keyword-Struktur selektiv vorgehen.

Wir empfehlen insgesamt zwischen 25–50 Datei-Keywords.

Die anfängliche Migration ist wichtig, aber ebenso wichtig ist es, einen Prozess für neue Uploads in der Zukunft zu schaffen.

Es ist wichtig, einen verantwortlichen Eigentümer des DAM zu bestimmen, um sicherzustellen, dass neue Inhalte hochgeladen und entsprechend gekennzeichnet werden.

Nutzen Sie Funktionen wie Berichte und gespeicherte Suchen, um den Überblick über alle Inhalte zu behalten, die mit Keywords versehen oder überprüft und genehmigt werden müssen.

Je mehr aktive Benutzer Sie haben, desto mehr wird sich die Einführung von OpenAsset auszahlen.

Ob es nun darum geht, Bilderalben mit Kolleginnen und Kollegen zu teilen, die Integration in Ihr Firmen-Intranet vorzunehmen oder Bilder von Firmenveranstaltungen für alle zugänglich zu machen – es gibt viele Möglichkeiten, wie Anwender außerhalb des Marketing-Teams die Vorteile von OpenAsset nutzen können.

Um das meiste aus Ihrer Investition herauszuholen, stellen Sie sicher, dass die Benutzer wissen, wie man OpenAsset benutzt und heben Sie die herausragenden Funktionen wie Alben, gebrandete PowerPoints, Drag/Drop usw. hervor.

Vergessen Sie nicht, das Feedback Ihrer Anwender einzuholen! Wenn sie Probleme damit haben, OpenAsset in ihren Arbeitsablauf einzubinden, dann sollten Sie dies wissen und entsprechend darauf eingehen. Andernfalls werden Ihre Mitarbeitenden einfach aufhören, das DAM zu nutzen.

Ob monatliche Meetings oder vierteljährliche "Lunch & Learns" – wenn Sie Ihre Anwender einbeziehen, indem Sie ihr Feedback einholen und auf Fragen oder Bedenken eingehen, werden Ihre Anwender das System breitwilliger nutzen.

Wenn Kollegen nach Dateien fragen, schicken Sie ihnen einen Link zu einem Album.

Erstellen Sie einen Link zu OpenAsset an einer offensichtlichen Stelle, z. B. im Intranet Ihres Unternehmens.

Ein DAM-System zu implementieren ist keine kleine Leistung. Teilen Sie diesen Erfolg mit Kolleginnen und Kollegen sowie der Geschäftsleitung, damit diese Ihre harte Arbeit anerkennen können.

Erwähnen Sie OpenAsset in Ihrem Lebenslauf oder LinkedIn-Profil – Sie können Projektmanagement-Fähigkeiten, DAM-Kenntnisse usw. einbeziehen. Da OpenAsset sich zu einer Nische in der AEC-Branche entwickelt hat, sind viele Firmen damit vertraut.

Archivieren Sie Ihre alte Ordnerstruktur. Das wird Ihre Mitarbeitenden dazu bringen, einen neuen Arbeitsablauf für das Hinzufügen von Inhalten zu OA zu übernehmen, was am Ende eine Menge Platzressourcen spart.

Es ist nie einfach, Leute davon zu überzeugen, ein neues Tool zu verwenden. Der Umstieg ist jedoch zwingend erforderlich, um nicht zwei Bibliotheken pflegen zu müssen.

Eine Methode besteht darin, die alte Ordnerstruktur zunächst für eine gewisse Zeit auf "schreibgeschützt" zu setzen, bevor Sie sie komplett archivieren.