Nachdem Sie sich für OpenAsset angemeldet haben, beginnt Ihr Onboarding-Prozess mit einem Gespräch mit Ihrem zuständigen Onboarding-Manager. Dieses Treffen ist eine Gelegenheit, Ihre strategischen Ziele für OpenAsset festzulegen und sicherzustellen, dass Ihr Team sich über den Prozess, der zu Ihrer Einführung führt, im Klaren ist.
Was können Sie bei einem Kickoff-Call erwarten?
Während dieses Anrufs werden Sie und Ihr Team ein intensives Gespräch mit dem Onboarding-Manager führen, um Folgendes festzulegen:
Wer die primären Ansprechpartner und aktiven Teilnehmer in der Implementierungsphase in Ihrer Firma sein werden
Wie Ihre Dateien derzeit gespeichert und verwaltet werden und wie sich dies auf das OpenAsset-Framework übertragen lässt
Ein Zeitplan für das Onboarding von OpenAsset – typischerweise dauert dies zwischen 4–6 Monaten, abhängig vom Umfang des Projekts und den verfügbaren Ressourcen.
Das Gespräch kann eine Bildschirmfreigabe erfordern, um Ihre aktuelle Dateiablage zu überprüfen und zu beurteilen, welcher Bereinigungsgrad erforderlich ist, bevor Sie bereit sind, Ihre bestehenden Inhalte zu OpenAsset zu migrieren oder hochzuladen.
Der Onboarding-Manager kann alle Fragen beantworten, die Sie oder Ihr Team zu Best Practices und Standard-Workflows sowie zu den erwarteten Zeitplänen für das Implementierungsprojekt haben.
Wie können Sie sich am besten auf den Kickoff-Call vorbereiten?
Um sicherzustellen, dass Ihr Anruf die gewünschten Ergebnisse liefert, empfehlen wir Ihnen, sich einige Gedanken zu folgenden Punkten zu machen:
Was sind Ihre Prioritäten für den Content-Upload?
Wenn OpenAsset für Ihre Hauptanwendergruppe eingeführt wird, sollten die Inhalte, die sie am häufigsten verwenden, in Ihrer OpenAsset-Bibliothek zugänglich sein. Dies ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Implementierung. Wenn Ihre Hauptanwender die benötigten Inhalte nicht finden können, können sie frustriert sein und sich gegen die Einführung eines neuen Systems sträuben.
Fangen Sie an, über die Inhalte nachzudenken, die Sie derzeit in Ihrem bestehenden System gespeichert haben. Welche Projekte oder Objekte sind von diesen Inhalten für Ihre tägliche Arbeit am wichtigsten? Gibt es eine Teilmenge des gesamten Inhalts, die, wenn sie hochgeladen und in OpenAsset verfügbar wäre, schnell einen Mehrwert für Ihre Hauptnutzer liefern könnte?
Einige Unternehmen konzentrieren sich auf Inhalte, die auf ihrer Website präsentiert werden, auf ihre jüngsten Projekte, auf preisgekrönte Projekte oder auf die, die sie am häufigsten in Angeboten erwähnen (unabhängig von der Zeit seit der Fertigstellung)
Gibt es zusätzliche Arten von Inhalten, die Sie in OpenAsset speichern möchten?
Gibt es zusätzlich zu Ihren Projektbildern noch andere Arten von Inhalten, auf die die Benutzer leicht zugreifen könnten? Dazu können Inhalte gehören, die Ihre Unternehmenskultur unterstützen, Fotos für Lebensläufe von Mitarbeitenden sowie Branding-Inhalte und Logos.
Ist Ihr Team auf dem neuesten Stand?
Für die Mitglieder Ihres Teams, die am Implementierungsprojekt teilnehmen werden, ist es hilfreich, ihnen die Gründe mitzuteilen, warum Sie sich für den Erwerb eines OpenAsset-Abonnements entschieden haben. Wenn Sie Ihren Teammitgliedern die Verbesserungen der Arbeitsabläufe und die Zeitersparnis verdeutlichen können, die sich daraus ergeben, zusammen mit der Vision, die Sie für unsere Partnerschaft haben, wird es viel einfacher sein, die Zustimmung der Anwender zu gewinnen.
Was passiert nach dem Anruf?
Nach dem Kickoff-Call vereinbaren wir einen Plan für Ihren Content-Upload. Sie entscheiden, ob Sie Ihre Inhalte manuell in Ihr OpenAsset-System hochladen oder ob Sie unseren Datenmigrationsservice in Anspruch nehmen, bei dem wir den Upload Ihrer Inhalte für Sie übernehmen. In jedem Fall müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Inhalte so organisiert sind, dass Ihr Team effizient mit den Ressourcen umgehen kann und einen klaren Weg hat, um die Inhalte in OpenAsset zu übernehmen.
Nach dem Hochladen der Inhalte überprüfen wir Ihre Systemkonfiguration und stellen sicher, dass Ihr Team mit der Aktualisierung der Datei- und Projektmetadaten vorankommt. Dies ist ein wichtiger Schritt, da er es den Benutzern ermöglicht, mit der Suche, Kategorisierung und Filterung von Inhalten auf der Grundlage von Rängen und Zugriffsebenen innerhalb von OpenAsset zu beginnen.