Eine gängige Methode, Ihr OpenAsset-System mit Mitarbeiterdaten zu bestücken, ist das Senden von CSV-Dateien an unser Onboarding- und Support-Team, das diese Daten dann für Sie hochladen kann.
Um sicherzustellen, dass dieser Prozess zügig abläuft, haben wir bestimmte Formatierungsanforderungen für diese Dokumente. Sollten Sie Fragen zum Prozess haben, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.
Der Datenimport erfolgt in zwei Schritten, für die jeweils eine CSV-Datei benötigt wird:
Anlegen von eindeutigen Mitarbeiterobjekten in OpenAsset mit den relevanten Mitarbeiterinformationen
Verknüpfen von Mitarbeiterobjekten mit bestehenden Projekten über Projektrollen
Schritt 1: Hinzufügen von Mitarbeitenden
Diese CSV-Datei sollte eine Liste aller Mitarbeitenden enthalten, für die Sie Profile erstellen möchten, zusammen mit allen Informationen, die Sie speichern möchten. Beispiele für Daten, die Kunden typischerweise speichern möchten, sind:
Mitarbeiter-ID/Code
Vorname
Nachname
Position/Bezeichnung
Bürostandort
Region
Einstellungsdatum
Branche/Abteilung
Zertifizierungen
Kürzel
Jede Art von Information wird in einem Mitarbeiterfeld in OpenAsset gespeichert. Wenn Sie zusätzliche Informationen speichern möchten, fügen Sie einfach eine Spalte zu Ihrer Kalkulationstabelle hinzu. Ihre CSV-Datei sollte wie das folgende Beispiel aussehen:
Nach Abschluss des Imports werden diese Informationen in den Mitarbeiterprofilen sichtbar sein:
CSV-Formatierungshinweise:
Der Name des Datenfeldes sollte in der ersten Zeile des Tabellenblatts angegeben werden
Schritt 2: Verknüpfen von Mitarbeitern mit Ihren Projekten
In diesem Schritt werden Ihre Mitarbeitenden mit den Projekten verknüpft, an denen sie gearbeitet haben. Ihre CSV-Datei sollte den Projektcode enthalten, wie er in Ihrem OpenAsset-System erscheint. Beispiele für Informationen, die typischerweise in Projektrollen gespeichert werden, sind:
Mitarbeiter ID/Code
Vorname des Mitarbeitenden
Nachnamen des Mitarbeitenden
Projekt-Code
Projektname
Rolle
Rollenbeschreibung
Startdatum
Ende-Datum
Diese Informationen werden in dem Feld "Mitarbeitende" in OpenAsset gespeichert. Ihre CSV-Datei sollte wie das folgende Beispiel aussehen:
Diese Informationen werden in den Mitarbeiterprofilen sichtbar sein:
sowie auf der Projektseite, unter dem Reiter "Mitarbeiterrollen":
CSV-Formatierungshinweise:
Der Name des Datenfeldes sollte in der ersten Zeile des Tabellenblatts angegeben werden.
Für die Verknüpfung mit Projekten sollte der Eindeutigkeit halber die Mitarbeiter-ID verwendet werden.
Wenn die Mitarbeiter-ID nicht verfügbar ist, können wir auch den Vor- und Nachnamen verwenden, um sie mit unserem System abzugleichen.
Gleichermaßen sollte der Projektcode verwendet werden, aber wenn dieser nicht verfügbar ist, können auch Projektnamen Anwednung finden. Diese Informationen sollten den Informationen in Ihrem OpenAsset-System entsprechen.
Wenn in einer Zeile keine Mitarbeiterinformationen vorhanden sind, wird der nächstgelegene Mitarbeitende aus den vorherigen Zeilen verwendet.