Una vez que se haya registrado en OpenAsset, su proceso de inducción comenzará con una llamada con su director de inducción. Esta reunión es una oportunidad para establecer sus objetivos estratégicos para OpenAsset, y para asegurarse de que su equipo tiene claro el proceso que conduce a la lanzamiento.
¿Qué puede suponer durante una llamada inicial?
Durante esta llamada, usted y su equipo mantendrán una conversación de alto nivel con el director de inducción para establecer:
quiénes serán los principales contactos y participantes activos de su empresa en la fase de implementación
cómo se almacenan y gestionan actualmente sus archivos y cómo se traduce esto en el marco de OpenAsset
un calendario previsto para la inducción de OpenAsset, que suele durar entre 4 y 6 meses, dependiendo del alcance del proyecto y de los recursos disponibles
La llamada puede incluir una pantalla compartida para revisar el almacenamiento actual de archivos y evaluar qué nivel de limpieza puede ser necesario antes de que esté listo para migrar o cargar su contenido actual a OpenAsset.
El director de inducción podrá responder a cualquier pregunta que usted o su equipo tengan sobre las mejores prácticas y los flujos de trabajo estándares, así como el calendario previsto para el proyecto de implementación.
¿Cómo puede prepararse mejor para la llamada inicial?
Para que su llamada sea productiva, le recomendamos que reflexione sobre estas cuestiones:
¿Cuáles son sus prioridades para la carga de contenidos?
Cuando OpenAsset se implementa en su grupo de usuarios principales, el contenido que utilizan con más frecuencia debe ser accesible dentro de su biblioteca de OpenAsset. Esto es clave para asegurar una exitosa implementación. Si sus usuarios principales no pueden encontrar el contenido que necesitan, pueden sentirse decepcionados y resistirse a adoptar un nuevo sistema.
Empiece a pensar en el contenido que tiene actualmente almacenado en su sistema actual. De este contenido, ¿qué proyectos o propiedades son más importantes para su carga de trabajo diaria? ¿Existe un subconjunto del contenido total que, si se carga y está disponible en OpenAsset, podría aportar rápidamente valor a sus principales usuarios?
Algunas empresas optan por centrarse en los contenidos que aparecen en su sitio web, en sus proyectos más recientes, en los proyectos premiados o en los que hacen referencia con más frecuencia en las propuestas (independientemente del tiempo transcurrido desde su finalización)
¿Hay otros tipos de contenido que le gustaría almacenar en OpenAsset?
Además de las imágenes de sus proyectos, ¿hay otros tipos de contenido a los que los usuarios podrían acceder fácilmente? Esto puede incluir contenido que ayude a apoyar la cultura de su empresa, fotos para los currículums de los empleados, así como contenido de marca y logotipos.
¿Está su equipo al día?
Por los miembros de su equipo que van a participar en el proyecto de implementación, es conveniente que comparta con ellos las razones por las que ha decidido comprar una suscripción a OpenAsset. Si puede explicar a los miembros de su equipo las mejoras en los flujos de trabajo y el ahorro de tiempo que se producirá, junto con la visión que tiene de nuestra colaboración, será mucho más fácil conseguir la aceptación de los usuarios.
¿Qué ocurre después de la llamada?
Detrás de la llamada inicial, acordaremos un plan para la carga de contenidos. Podrá decidir si sube manualmente su contenido en el sistema OpenAsset o si sigue adelante con nuestro servicio de migración de datos, en el que nosotros nos hacemos la carga del contenido por usted. En cualquiera de los casos, deberá asegurarse de que su contenido está organizado de forma que su equipo sea eficiente con los recursos y tenga un camino claro para introducir el contenido en OpenAsset.
Detrás de la carga de contenidos, revisaremos la configuración del sistema y nos aseguraremos de que su equipo avanza en la actualización de los metadatos de los archivos y proyectos. Este es un paso importante ya que permite que los usuarios empiecen a buscar, clasificar y filtrar el contenido en función de los niveles de acceso y clasificaciones de OpenAsset.