Desde el principio, es importante determinar los recursos que puede dedicar a la implementación de OpenAsset. Necesita un propietario o coordinador que se encargue de dirigir la implementación, así como de alcanzar su visión y objetivos después de la configuración inicial.

Los clientes con un historial demostrado dedican un pequeño equipo a trabajar en las fases iniciales de la implementación de OpenAsset.

Es fundamental fijar plazos y objetivos para la realización de las distintas fases de implementación.

Sea realista con su tiempo y sus recursos.

¿Cuál es su objetivo para etiquetar los proyectos?

¿Cuál es su objetivo para su desarrollo entre los principales usuarios?

¿Cuál es su objetivo para el lanzamiento en la empresa?

Esbozar estos plazos y cumplir con las fechas deseadas es una gran manera de mantener el ritmo del proyecto, y en última instancia, dará lugar a una implementación más rápida.

La subida inicial de contenidos es la parte más difícil del proceso de implementación.

Aprovechar un servicio de migración de datos puede ser muy útil y puede acortar drásticamente el periodo de implementación. Las migraciones de datos requieren una planificación, pero también pueden ser una gran manera de subir la mayoría de su contenido (con algunas palabras clave asignadas también) rápidamente.

Si decide subir manualmente todo el contenido, asegúrese de dedicar tiempo para que el personal pueda subir los archivos.

Recuerde que el objetivo de las palabras clave es ayudarle a encontrar una cantidad manejable de los archivos desde los cuales trabajar.

El objetivo no es encontrar un archivo específico en el sistema.

No cree una enorme estructura de palabras clave de archivos que no sea manejable en función de sus recursos. Tener palabras clave infrautilizadas en su sistema reduce la calidad general de las búsquedas.

La búsqueda centrada en el proyecto de OpenAsset requiere un etiquetado mínimo para encontrar sus archivos.

Para los metadatos no relacionados con el proyecto, sea selectivo al crear su estructura de palabras clave.

Recomendamos entre 25 y 50 palabras clave de archivo en total.

La migración inicial es importante, pero también lo es la creación de un proceso para las nuevas cargas a continuación.

Tener un propietario del DAM es importante para garantizar que los nuevos contenidos se suban y etiqueten adecuadamente.

Utilice funciones como los informes y las búsquedas guardadas para realizar fácilmente el contenido que deba ser etiquetado con palabras clave o revisado y aprobado.

Cuantos más usuarios activos tenga, más provecho obtendrá de su inversión con OpenAsset.

Ya sea compartiendo álbumes de imágenes con los compañeros, integrándose en la intranet de la empresa o almacenando imágenes de los eventos de la empresa a las que todo el mundo puede acceder, hay muchas formas en las que los usuarios que no sean solo de marketing pueden aprovechar OpenAsset.

Para sacar el máximo a su inversión, asegúrese de que los usuarios sepan cómo utilizar OpenAsset y destaque las funciones más importantes, como los álbumes, los PowerPoints de marca, la función de arrastrar y soltar, etc.

No se olvide de recabar la opinión de los usuarios. Si ellos tienen dificultades de incorporar OpenAsset a sus flujos de trabajo, es necesario que lo sepa y lo solucione. De lo contrario, dejarán de utilizar el DAM.

Ya sea reuniones mensuales o almuerzos de trabajo trimestrales, mantener la participación de los usuarios por recabar sus opiniones y responder a sus preguntas o preocupaciones les ayuda a seguir participando.

Cuando los compañeros le pidan archivos, envíeles un enlace a un álbum.

Cree un enlace a OpenAsset en algún lugar obvio, como la intranet de su empresa.

Implementar un sistema DAM no es un logro menor. Comparta este éxito con sus compañeros y la dirección para que puedan reconocer su duro trabajo.

Ponga OpenAsset en su currículum o perfil de LinkedIn: puede incluir habilidades de gestión de proyectos, conocimientos de DAM, etc. Ya que OpenAsset tiene un nicho en la industria AIC, muchas empresas están familiarizadas con él.

Archive su antigua estructura de carpetas. Esto empujará a la gente a adoptar un nuevo flujo de trabajo para añadir contenido a OpenAsset, lo que acabará ahorrando mucho espacio.

Nunca es fácil convencer a la gente de que utilice una nueva herramienta, pero hay que forzar el cambio para no mantener dos bibliotecas.

Un método es empezar por hacer que la antigua estructura de carpetas sea de "solo lectura" durante un periodo de tiempo antes de archivarla por completo.