Es fundamental tener procesos para la entrada de proyectos en su sistema OpenAsset. Asegurarse de que todo el mundo entiende sus responsabilidades y las tareas ayudará a mantener su DAM organizado y accesible para los usuarios. También le permitirá ampliar el uso de OpenAsset a medida que su empresa crezca o que se amplíe el grupo de usuarios que tienen acceso al sistema.

Algunos de los indicadores más comunes son:

a. Cuando una oportunidad se convierte en un proyecto vivo.

b. Cuando el equipo del proyecto comienza a producir contenidos (diseños, bocetos).

c. Cuando la construcción del proyecto ha comenzado, y se están generando fotos del sitio y otros activos.

d. Cuando un proyecto está terminado y se produce/compra la fotografía final.

a. Esto puede ser gestionado por los equipos de proyecto, o una persona clave de marketing puede ser responsable de una oficina o mercado.

b. Se recomienda que la información del proyecto se rellene de la forma más completa posible en ese momento, y que se siga actualizando a medida que la información cambie.

c. Las palabras clave deben adjuntarse al proyecto en el momento de su creación.

d. Una vez los activos están cargados, establezca una imagen "Principal" para el proyecto (se muestra como cabecera de la página del proyecto).

a. Establezca un miembro del equipo de proyecto responsable de comunicar la creación de nuevos activos al equipo de marketing. Dos métodos comunes son:

i. El equipo del proyecto carga directamente en OpenAsset, sujeto a la aprobación del equipo de marketing.

ii. El equipo del proyecto crea una carpeta de "marketing" en la carpeta del proyecto, para añadir imágenes de calidad de "marketing" durante la vida del proyecto.

b. Etiquete las imágenes durante el proceso de carga para agilizar los procedimientos de búsqueda.

c. El departamento de marketing suele gestionar las imágenes fotográficas profesionales y el registro de claves.